Wenn Sie Ihre Kontakte in Outlook verwalten und gleichzeitig in der Tabellenkalkulation von Microsoft verwenden möchten, lassen sie sich schnell austauschen.
Öffnen Sie Outlook und wechseln Sie in den Bereich „Kontakte“. Wählen Sie im Menü „Datei“ den Eintrag „Importieren/Exportieren“. Sie starten einen Assistenten, der Sie durch die einzelnen Abschnitte führt. Im ersten Schritt legen Sie fest, welche Aktionen Sie durchführen wollen. Hier wählen Sie „Exportieren in eine Datei“ und klicken auf „Weiter“.
Aktivieren Sie als gewünschten Datentyp „Microsoft Excel“ und wechseln mit einem Klick auf „Weiter“ zum nächsten Dialog. Sie erhalten eine Liste der Outlook-Ordner. Klicken Sie im Fenster „Aus diesem Ordner exportieren“ auf den Eintrag „Kontakte“. Nach einem Klick auf „Weiter“ geben Sie den Namen der Exceltabelle an, z.B. „Etikettendruck.xls“. Über „Durchsuchen“; legen Sie den Speicherort der Datei auf ihrem PC fest. Existiert diese Excel-Datei nicht, erstellt der Assistent sie in dem gewünschten Verzeichnis. Bestätigen Sie mit „Weiter“, der Assistent fasst alle nochmals zusammen: Wichtig ist hier die Schaltfläche „Felder zuordnen“. Sie bestimmen, welche Felder und Inhalte aus Outlook in die Exceltabelle übernommen werden sollen. Da Outlook mehr Datenfelder enthält als beispielsweise für Adressetiketten benötigt werden, sollten Sie nur die erforderlichen Daten überführen. Anschliessend übergibt Outlook die Daten in die Exceldatei. Wird eine neue Vorlage angelegt, finden Sie darin eine Tabelle mit dem Namen „Kontakte“.
