Manche Mails senden Sie immer an die gleiche Personengruppe. Um nicht jedes Mal alle E-Mail-Adressen einzeln aus Ihrem Adressbuch einfügen zu müssen, legen Sie sich eine Verteilerliste an.
Eine neue Verteilerliste legen Sie mit der Tastenkombination „Strg + Shift + L“ an. Alternativ lässt sich die „Verteilerliste“ auch über den Auswahlpfeil neben dem Symbol „Neu“ anlegen.
Im folgenden Fenster tragen Sie zunächst einen möglichst treffenden Namen für Ihre neue Verteilerliste ein. Im Anschluss klicken Sie auf die Schaltfläche „Mitglieder auswählen“ und wählen aus Ihren Kontakten per Doppelklick die Mitglieder für die neue Verteilerliste aus. Mit „OK“ schliessen Sie die Auswahl ab.
Mail-Adressen, die noch nicht in Ihren Kontakten hinterlegt sind, ergänzen Sie über die Schaltfläche „Neu hinzufügen“. Hier müssen Sie Namen und E-Mail-Adresse der Personen einfügen, um mit „OK“ bestätigen zu können.
Ist Ihre Verteilerliste soweit vollständig. speichern Sie sie mit einem Klick auf „Speicher und schliessen“. Ihre angelegten Verteilerlisten erscheinen jetzt in dem Bereich „Kontakte“ von Outlook. Sie sind mit einem Gruppensymbol gekennzeichnet.
Möchten Sie eine Mail an einen Verteiler schreiben, tippen Sie einfach den Namen des Verteilers in das Adressfeld der E-Mail. Alternativ suchen Sie den Verteiler mit einem Klick auf die Schaltfläche „An…“.
Wird der Verteilername im Adressfeld der E-Mail angezeigt, zeigen Sie mit einem Klick auf das Pluszeichen links vom Namen die Mitglieder an. Hierbei erscheint das Hinweis-Fenster „Liste erweitern“. Sie erfahren, dass das Erweitern der Verteilerliste zu Mitgliedern nicht rückgängig gemacht werden kann. Setzen Sie ein Häkchen vor „Diese Meldung nicht mehr anzeigen“ und bestätigen Sie mit „OK“.
Nun erscheinen im Adressfeld alle Namen der im Verteiler aufgelisteten Kontakte. Wenn Sie das Adressfeld der E-Mail um zusätzliche Kontakte erweitern werden diese auch im Verteiler gespeichert.
